Jak otworzyć gabinet psychologiczny i mieć klientów? 

Chyba każdy psycholog na pewnym etapie swojej drogi zawodowej zastanawiał się czy to już czas na własny gabinet, a co najważniejsze – czy sobie z tym poradzi. Podsunę Ci dzisiaj kilka kwestii, które warto rozważyć myśląc o swoim pierwszym gabinecie, aby nie popełnić błędów, a przy tym nie zniechęcić się i nie stracić na tym finansowo. Pominę tu kwestie zakładania działalności i pozyskiwania wsparcia finansowego. Załóżmy, że już coś o tym wiesz, lub masz to już za sobą, skupię się na samym założeniu i prowadzeniu gabinetu. 

Odpowiednia lokalizacja 

Prawdopodobnie większość psychologów, którzy mają już za sobą otwarcie swojego gabinetu powie, że odpowiednia lokalizacja to klucz do sukcesu. I trudno się z tym nie zgodzić, chociaż jest w tym sporo „ale”, ale o tym później. Mówiąc o dobrej lokalizacji nie powinieneś myśleć o samym centrum. Niezależnie, gdzie mieszkasz, zakładam, że w centrum Twojego miasta jest po kokardkę psychologów. Centra miast są zazwyczaj kiepskim pomysłem z kilku powodów: duża konkurencja – musisz być naprawdę wyjątkowy decydując się na gabinet w miejscu, gdzie od lat grzeją stołki inni, bardziej doświadczeni, a przede wszystkim znani psycholodzy. Kolejna kwestia to czynsz, zawsze czym bliżej centrum tym będzie on wyższy, zastanów się czy potrzebujesz wysokich kosztów na dzień dobry. Lokalizacja w centrum zazwyczaj sprzyja utrudnieniom, np. we Wrocławiu zaparkowanie w Rynku i w jego nawet dalszych okolicach graniczy z cudem, nie wspominając o kosztach parkowania w takich miejscach, pewnie podobnie jest w innych miastach. 

Dobra lokalizacja to taka, w której znajdziesz swoją grupę docelową, która będzie stosunkowo tania oraz nie będzie miała dodatkowych utrudnień. Warto przeanalizować miejscowość, w której chcesz pracować pod względem konkurencji. Możesz w tym przypadku skorzystać z Google Maps wpisując psycholog lub z filtra na Znanym Lekarzu. Dzięki tym dwóm opcjom od razu na mapie będziesz widzieć, gdzie siedlisko psychologów jest najmniejsze. Zwróć przy tym uwagę, na potencjalną liczbę mieszkańców w okolicy i czy nie ma jakichś nowych inwestycji, w której mogą niebawem zamieszkać Twoi potencjalni klienci. Obrzeża miasta zazwyczaj są świetnym rozwiązaniem, na pewno nie ma tam wielu psychologów, a na pewno jest wiele osób, które chętnie skorzystają z Twoich usług. W takich miejscach również ceny znacznie różnią się od cen w samym centrum, czasem różnica to kilkaset procent, a Ty na początku nie potrzebujesz dodatkowych kosztów. 

Ja otwierając swój pierwszy gabinet we Wrocławiu, sugerowałam się przede wszystkim tym, że w okolicy nie było wielu psychologów i że budowało się wiele budynków mieszkalnych. Oczywiście nie tylko lokalizacja miała wpływ na to, że u mnie szybko pojawili się klienci, ale była jednym z kluczowych elementów. 

Wróćmy do ale, o którym pisałam na początku. Możemy pisać wiele o lokalizacji i innych czynnikach, ale jeśli już jesteś jakoś rozpoznawalny w mieście, to nie ma znaczenia w jakiej lokalizacji otworzysz gabinet, klienci zawsze będą. Ja przenosząc swoje centrum byłam przekonana, że 50% pacjentów zrezygnuje z naszych usług ze względu na lokalizacje – słaby dojazd komunikacją i naprawdę koniec miasta. Bardzo pomyliłam się w swoich szacunkach! Nasi dotychczasowi klienci nie odpadli, a pojawiła się masa nowych osób. 

Odpowiednio dopasowany grafik do potrzeb klientów 

Otwierając swój gabinet być może sam chcesz ustalać wszystkie zasady. I gwarantuje, że przyjdzie taki czas, w którym będziesz mógł sobie na to pozwolić, ale nie na początku swojej drogi gabinetowej. Raczej kiepskim pomysłem jest założenie, że będziesz pracować wyłącznie do południa. Twoi klienci raczej też pracują i w większości pracują do południa, w związku z tym nie mogą pozwolić sobie na wizytę w tym czasie u Ciebie. Najwięcej klientów pojawia się od 14 wzwyż. Jeśli chcesz mieć klientów rozważ te godziny pracy, oczywiście nie musisz codziennie ciągnąć drugiej zmiany w gabinecie, ale kilka godzin popołudniowych w tygodniu na pewno dobrze zrobi dla zapełnienia Twojego grafiku. 

Wnętrze gabinetu

Jeśli masz już za sobą wybór lokalizacji gabinetu, to stoi przed Tobą miła część, a więc urządzenie go. Oczywiście możesz tutaj puścić wodze wyobraźni i urządzić gabinet jak tylko będzie Ci się podobał, ale nie przesadź, niech on wygląda schludnie i profesjonalnie. Jeśli chcesz powiesić jakieś obrazki lub dodać jakieś dekoracje, zastanów się czy są one uniwersalne i czy nie będą razić swoją treścią Twoich klientów. Jeśli jesteś na początku swojej drogi i nie chcesz inwestować sporej sumy pieniędzy na wyposażenie, to tak naprawdę nie musisz. Oczywiście, niech Twój gabinet będzie ładny, ale jeśli w całości wyposażysz go w meble i dodatki z Ikei nic złego się nie stanie. To Ty, Twoje kompetencje i doświadczenie w gabinecie są najważniejszymi elementami. Na starcie idąc w tanie, ale wystarczające estetycznie rzeczy plus minus musisz wydać 2255 zł – sofa 700 zł, fotel 400 zł, stolik 30 zł, komoda 225 zł, biurko 300 zł, krzesło do biurka 300 zł i jakieś dodatki typu kwiatki, zasłony, kubki i jakieś inne drobnostki – załóżmy, że 300 zł. Ja swój pierwszy gabinet urządziłam w podobnym budżecie i sprawdzał mi się kilka lat, oczywiście nie był spełnieniem moich marzeń i pewnie nie wszystkim klientom się podobał, ale sprawdził się bez dużych inwestycji, a to na początku drogi zawodowej jest dość istotne. Istotną kwestią wydaje mi się również wielkość gabinetu. Nie powinien on być zbyt mały, ale również bardzo duży, zakładając, że nie planujesz w nim prowadzić terapii grupowych. Według mnie najbardziej optymalne gabinety mają 12-15 m2. Zmieszczą się w nim wszystkie potrzebne meble, klient nie będzie czuł się przytłoczony, a również nie będzie miał poczucia za dużej przestrzeni, jak się może zdarzyć w większym metrażu. Na końcu najważniejsza sprawa – nie zapomnij o chusteczkach higienicznych. Na pewno w gabinecie nieraz popłyną łzy, w takiej sytuacji nie ma nic gorszego jak szukanie kawałka papieru na szybko. Takie sytuacje są stresujące zarówno dla klienta, jak i dla Ciebie. Podobnie jest z wodą do picia, jeśli nie chcesz proponować wody każdemu klientowi, to polecam w zanadrzu mieć jednak jakąś butelkę i szklankę, ponieważ może zdarzyć się klient, któremu z nerwów zaschnie w ustach. 

Media społecznościowe 

W większości poradników dotyczących budowania biznesu znajdziesz informacje, że bez mediów społecznościowych nie zbudujesz swojej marki i nie znajdziesz klientów. I pewnie w wielu branżach tak jest, ale niekoniecznie w psychologii. Profili promujących psychoedukację na Facebooku, Instagramie, TikToku i wielu innych platformach jest od zatrzęsienia. Większość z nich powiela swoje treści – 23 lutego Międzynarodowy Dzień Walki z Depresją i ciach, wszystkie konta psychologiczne i okołopsychologiczne wrzucają posty odnośnie walki z depresją. Oczywiście nie neguje tematu, bo jest on szalenie ważny, ale chcę zwrócić uwagę na to, że profile psychologiczne naprawdę jest trudno wyróżnić. Bez zainwestowania w reklamę pieniędzy i to niemałych, Twój profil polubią prawdopodobnie jedynie Twoi znajomi, którzy nie są Twoją grupą docelową, dlatego warto zastanowić się czy ma to sens. Kolejną kwestią są treści, które wrzuca się na takie profile. Jeśli chcesz się bawić w media społecznościowe i tymi kanałami promować swój gabinet, to zastanów się czy znajdziesz odpowiednie treści na swój profil. Treści raczej powinny być merytoryczne, profesjonalne i niebudzące wątpliwości etycznych. Raczej na takich kanałach nie ma miejsca na memy i śmieszne żarciki, dlatego też prowadzenie social mediów psychologicznych wcale nie jest proste. W mojej opinii profile w mediach społecznościowych są bardzo użyteczne do promowania gabinetu, jeśli zaczniesz znacznie przed otwarciem swojego pierwszego gabinetu. Jeśli powiedzmy na 2/3 roku studiów założysz jakiś kanał i tam systematycznie będziesz budować swoją społeczność, to do czasu, kiedy postanowisz otworzyć swój gabinet, prawdopodobnie zbierzesz grupę ludzi, którzy mogą stać się Twoimi klientami. 

Zdobywanie klientów – internetowy kalendarz 

Zdobywanie klientów jest najważniejszą i najtrudniejszą częścią zakładania swojego gabinetu. Jeśli nie masz zbudowanej swojej marki, a dzięki temu nie masz już gotowej bazy klientów, którzy przyjdą do Twojego gabinetu, to powinieneś zastanowić się jak tych klientów zdobyć. W opinii większości psychologów najlepsza do tego wydaje się platforma Znany Lekarz. Pewnie i Tobie nie raz zdarzyło się umówić jakąś wizytę właśnie poprzez tę platformę, jest ona najpopularniejsza w Polsce. Korzystanie ze Znanego Lekarza ma swoje plusy i minusy. Z racji tego, że jest najpopularniejsza, to prawdopodobnie najwięcej potencjalnych klientów zobaczy Twój profil, a w związku z tym zwiększy to szanse, że klient wybierze akurat Ciebie. Z drugiej strony korzystając z tej platformy trzeba liczyć się z tym, że jest tam najwięcej psychologów co oznacza największą konkurencję. Kolejną sprawą są koszty. Profil na Znanym Lekarzu kosztuje 400 zł miesięcznie plus kilkanaście złotych za każdego nowego klienta (oznacza to, że płacisz za pierwszą wizytę tego klienta, za każdą kolejną już nie). Co prawda istnieje wiele zdecydowanie tańszych alternatyw do zdobywania klientów np. serwis Booksy, ale są one znacznie mniej popularne i w związku z tym trudniej zdobyć na nich klientów. Oczywiście możesz spróbować innych rozwiązań, może nie ma potrzeby pchania się w duże koszty na starcie gabinetu, ale Twój kalendarz umieszczony gdzieś w sieci z całą pewnością ułatwi klientom dotarcie do Ciebie. 

Strona internetowa – Twoja wizytówka 

Nie wszyscy klienci, ale spora ich część lubi wiedzieć do kogo wybierze się na wizytę, dlatego dobrze jest mieć swoją stronę internetową, nawet jeśli będzie ona bardzo prosta. Twoja strona może być zwykłą wizytówką, najważniejsza jest na niej treść. Opisz dokładnie swoje doświadczenie, wykształcenie, ale co najważniejsze usługi, którymi się zajmujesz. Jeśli oprócz prowadzenia pomocy psychologicznej zajmujesz się np. diagnostyką, koniecznie napisz, że wykonujesz w gabinecie MMPI-2, dzięki temu trafi do Ciebie Twoja grupa docelowa. Polecam również założyć wizytówkę w Google, część klientów będzie szukała jakiegoś psychologa, blisko swojego miejsca zamieszkania, prawdopodobnie sprawdzą to w Google Maps, więc jeśli tam będziesz, zwiększysz swoją szansę na to, żeby klient Cię znalazł. 

Kilka dodatkowych drobnostek, które warto rozważyć na samym początku

Zastanów się czy na dzień dobry nie wprowadzić możliwości płatności kartą. Ja wprowadziłam taką możliwość od razu i klienci byli z tego zadowoleni. Oczywiście w związku z tym ponosisz pewne koszty, ale są one niewielkie w stosunku do ułatwienia życia klientom. Kolejną sprawą jest ubezpieczenie, jako psycholodzy nie mamy obowiązku jego posiadania, ale jednak warto je mieć, tym bardziej, że nie są to duże koszty 80-200 zł rocznie. Możecie to uchronić od roszczeń niezadowolonego klienta, a taki może Ci się zdarzyć. 

Jak widzisz jest kilka elementów, które warto rozważyć przy otwieraniu swojego gabinetu. Im więcej czasu poświęcisz na początku, na to, żeby się nad tym wszystkim zastanowić i wykorzystać powyższe wskazówki, tym prawdopodobnie mniej błędów popełnisz, a klienci szybciej trafią do Twojego gabinetu. A nie ma nic bardziej satysfakcjonującego jak prowadzenie swojego gabinetu z pełnym kalendarzem klientów. 

Autor: Natalia Popławska